Придумывайте название для рассылки, присылайте мне на почту адреса тех, кто хочет быть админом рассылки (1-2 ответственных человека, которые периодически будут заниматься вопросами поддержки рассылки).
Ну и готовьте список "абонентов" в формате:
Имя1 Фамилия1
Имя2 Фамилия2
...
Ждемс...